Règles sur la Protection de la Vie Privée
Entrée en vigeur 05.07.2018
Outre la présente Règle sur la Protection de la Vie Privée, l'utilisation de SIGIdrive (ou ci-après « Nous ») nécessite l'acceptation par l’Utilisateur ou futur Utilisateur (ou ci-après « Vous ») des CGU SIGIdrive.
Le SIGI peut modifier les présent règles de protection de données chaque fois qu’il y a lieu. En cas de modification . nous vous aviserons par courier éléctronique ou par un avis sur la page d’acceuil avant que les modification entre en vigeur.
Déclaration sur la protection des données
Le SIGI veille strictement au respect de toutes les prescriptions applicables en matière de protection des données, en particulier du Règlement Général sur la Protection des Données de l’UE (ci-après « RGPD »). Nous garantissons le traitement confidentiel de l’ensemble des données personnelles qui nous sont confiées et Vous assurons que nous traiterons ces données avec le plus grand soin, de façon appropriée et dans la mesure nécessaire à la finalité de leur traitement.
Légitimité et licéité des traitements
Les traitements sont nécessaires à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable des traitements. (Voir paragraphe « Responsable des traitements »).
Référence : Règlement (UE) 2016/679 - RGPD - Article 6 e
Règlement (UE) 2016/679-RGPD-Article 6 a Règlement (UE) 2016/679-RGPD – Article 6 b
Données collectées
En tant qu’éditeur de la solution, Nous collectons les données personnelles suivantes :
Adresse email – Durée de conservation dépendant de la souscription au service.
Mot de passe – Durée de conservation dépendant de la souscription au service.
Documents de travail – Durée de conservation choisi par l’utilisateur.
Photo – Information facultative dont la durée de persistance dépend du choix de l’utilisateur.
Pseudonyme - Information facultative dont la durée de persistance dépend du choix de l’utilisateur.
L’adresse e-mail d’un tiers (en cas de partage de document)
Données de navigation
Lorsque Vous exploitez le service de stockage de documents, Nous recueillons des informations liées à votre session de navigation. Sont collectés, l’historique de navigation, les recherches effectuées, les actions liées à la gestion de documents et les actions liées à la gestion du compte. Nous utilisons des cookies afin d’améliorer votre expérience de navigation. Il s’agit uniquement de cookies internes nécessaires au bon fonctionnement du site (pour en savoir plus, rendez-vous à la rubrique Politique relative aux Cookies).
Traitements des données personnelles
Les données personnelles recueillies vous concernant font l’objet d’un traitement informatique pour les finalités suivantes :
Gérer les comptes utilisateurs,
Stocker des documents électroniques,
Partager de dossiers ou de documents électroniques,
Historiser des actions.
Gérer les comptes utilisateurs
Dans le cadre de la solution de stockage externalisée, le traitement consiste à gérer un compte utilisateur et l’espace de stockage associé.
Stocker des documents électroniques
Le traitement consiste à stocker des documents de travail sur un système de stockage de données externalisé situé sur le territoire Luxembourgeois.
Partager des dossiers ou de documents électroniques
Le traitement consiste à partager des documents entre collaborateurs (internes à une structure (entité) ou externes à cette structure). Le traitement exploite les données personnelles de l’auteur du partage ainsi que les données personnelles des tiers exploitant le partage.
Historiser les actions
Le traitement consiste à historiser automatiquement toutes actions réalisées par le collaborateur ainsi que les personnes tierces accédant au partage
Nous sommes amenés à conserver un ensemble de données personnelles pour répondre à des obligatoires règlementaires et judiciaires. A ce titre, les informations telles que « adresse électronique, identifiant de connexion » seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et jusqu’à 15 mois à compter de l’expiration du contrat.
Envoi de communications
Le traitement consiste en l’envoi automatique de mail dans le cadre de la gestion des comptes utilisateurs et du partage de documents.
Partage de vos données personnelles
Vos données sont susceptibles d’être partagées avec le sous-traitant « Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique » (ci- après « SIGI ») à des fins de support ou afin d’améliorer le service.
Le SIGI est engagé contractuellement à ce que les données personnelles reçues soient traitées uniquement dans le cadre défini et dans le respect de la règlementation.
Politique relative aux Cookies
La politique de cookies vous informe sur le fonctionnement et la finalité des cookies utilisés par le service et vous indique comment gérer vos choix par rapport à ces cookies.
Un cookie est une donnée qui est stockée sur un ordinateur, tablette ou mobile, lorsque vous naviguez sur internet. Les cookies permettent au site Internet de reconnaître votre navigateur. Ils sont principalement utilisés pour garder en mémoire vos choix et
préférences. Ils ne causent aucun dommage à votre appareil. Ils permettent par exemple de personnaliser les contenus que vous consultez. Vous avez évidemment la possibilité de désactiver ou d'empêcher le placement de ces cookies (consultez la rubrique "aide" de votre navigateur Internet pour paramétrer ces fonctions).
Uniquement des cookies internes nécessaires au bon fonctionnement du site sont utilisés.
Le collaborateur peut autoriser ou refuser l'enregistrement de cookies dans son terminal grâce aux paramètres de son logiciel de navigation sur Internet. La configuration de ces paramètres varie selon les navigateurs. Généralement, les instructions détaillées sont disponibles dans le menu Aide du navigateur ou en suivant les liens ci-dessous :
Pour Internet Explorer™ : http://windows.microsoft.com/fr-FR/windows-vista/Block-or-allow-cookies
Pour Safari™ : http://support.apple.com/kb/PH5042
Pour Chrome™ : http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=fr&hlrm=en&answer=95647
Pour Firefox™ : http://support.mozilla.org/fr/kb/Activer%20et%20d%C3%A9sactiver%20les%20cookies
Pour Opera™ : http://help.opera.com/Windows/10.20/fr/cookies.html
Protection de vos données
L’entité et son sous-traitant mettent en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin de protéger les données personnelles détenues contre tout accès, modification, destruction ou divulgation. Pour cela, nous avons notamment mis en place les mesures de sécurité suivantes :
Notre réseau informatique interne, nos serveurs, ainsi que le service font l’objet de mesures techniques qui nous permettent de garantir le plus haut degré de sécurisation de vos données personnelles (connexion sécurisée, cryptage des données personnelles).
Nous faisons régulièrement procéder à un audit de nos mesures de sécurité afin de garantir leur efficacité.
Toute intrusion illégale dans notre base de données donne lieu à une alerte immédiate et à la mise en place des actions nécessaires.
Accéder à vos données ou demander la suppression de votre compte
Conformément au Règlement Général de Protection des données n°2016/679, Vous disposez du droit de demander l’accès à vos données personnelles, la rectification ou l’effacement de celles-ci, la limitation des traitements effectués, de vous opposer au traitement et à la portabilité de vos données.
Vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNPD, autorité de contrôle au Luxembourg.
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Toutes les questions à propos de la présente déclaration de confidentialité doivent être adressé à dpo@sigi.lu ou à SIGI 6 rue de l’Etang L-5326 Contern Luxembourg